Как профессионально ответить на звонок в вашем офисе

Советы по профессиональному ответу на телефонный звонок

Обновлено 24 ноября 2020 г.

Каждый сотрудник вашей компании должен знать, как отвечать на телефонные звонки профессионально, а не только администратор или представитель заказчика. Никогда не угадаешь, когда человек, который должен ответить на звонок, не сможет этого сделать, и кто-то другой вмешается и возьмет трубку (особенно, если вы управляете домашним бизнесом). Даже в наши дни текстовых сообщений и электронной почты телефон по-прежнему остается основным средством связи с клиентами, и то, как отвечают на телефонные звонки вашей компании, сформирует первое впечатление клиентов о вашем бизнесе. Если человек, отвечающий на звонок, непрофессионален, это может быть и последним впечатлением от этого покупателя! Вот как правильно ответить на звонок и выиграть бизнес, а не потерять его.

Как отвечать на телефонные подсказки

  1. Отвечайте на все входящие телефонные звонки до третьего звонка.
  2. Когда вы отвечаете на телефонные звонки, будьте добры, полны энтузиазма и профессионально. Иногда ваш голос по телефону — единственное впечатление о вашей компании, которое получит звонящий.
  3. Отвечая на звонок, вежливо приветствуйте звонящего и сразу же называйте себя и свою организацию. Скажите, например: «Доброе утро. Cypress Technologies. Говорит Сьюзен. Чем я могу вам помочь?» Не говори просто «Привет». Никто никогда не должен спрашивать, достигли ли они такого-то бизнеса.
  4. Говорите четко, поддерживайте умеренную громкость голоса и говорите медленно и четко, отвечая на телефонный звонок, чтобы ваш собеседник мог понять вы легко.
  5. Управляйте своим языком при ответе на звонок. Не используйте сленг или модные словечки. Вместо того, чтобы говорить, например, «ОК» или «Нет проблем», скажите «Конечно», «Очень хорошо» или «Хорошо». Если вы человек, который использует наполнители во время разговора, такие как «ага», «ммм», или фразы, такие как «нравится» или «вы знаете», приучите себя внимательно не использовать их, когда говорите по телефону. . (Узнайте больше о проблеме речи при использовании наполнителей и о том, как ее решить.)
  6. Обучите свой голос и словарный запас, чтобы они были позитивными при ответе по телефону, даже в «тяжелый» день. Позитивный словарный запас — это тот, который фокусируется на помощи покупателю. Например, вместо того, чтобы говорить: «Я не знаю», скажите: «Позвольте мне узнать об этом для вас».
  7. Когда вы отвечаете на звонок, принимайте телефонные сообщения полностью и точно. Если есть что-то, чего вы не понимаете или не можете произнести по буквам, например, фамилию человека, попросите звонящего повторить это или произнести по буквам за вас. Затем убедитесь, что сообщение доходит до предполагаемого получателя..
  8. Если людям приходилось оставлять вам сообщения, отвечайте на все ваши телефонные звонки в течение одного рабочего дня. Я не могу выделить это достаточно. Помните раннюю пташку? Первый звонок может получить контракт, продажу, решение проблемы … и укрепить благоприятное впечатление о вашем бизнесе, которое вы хотите распространить. Мало что раздражает вызывающих абонентов, пытающихся связаться с вами, больше, чем невозвращенные звонки.
  9. Всегда спрашивайте у вызывающего абонента, можно ли переводить ее в режим ожидания при ответе по телефону, и не оставляйте людей на удержании. Предоставлять абонентам, находящимся на удержании, отчеты о ходе выполнения каждые 30–45 секунд. Если возможно, предложите им варианты выбора, например: «Эта линия все еще занята. Будете ли вы продолжать удерживать трубку или я должен ________ перезвонить вам?»
  10. Не используйте громкую связь без крайней необходимости. Громкоговорители создают у звонящего впечатление, что вы не полностью сконцентрированы на его разговоре, и заставляют его думать, что его звонок не является частным. Единственный раз, когда вы используете громкую связь, — это когда вам нужно, чтобы в разговоре участвовали более одного человека. Перед тем как сделать это, спросите у звонящего, можно ли использовать громкую связь.
  11. Если вы используете голосовую почту или автоответчик для ответа на вызовы, когда не можете, убедитесь, что у вас есть профессиональный сообщение записано, что делает то же самое, что и совет №3, и предоставляет вызывающим абонентам любую другую соответствующую информацию перед записью их сообщений. При необходимости обновите сообщение голосовой почты. Например, если ваш бизнес будет закрыт на праздник, обновите свое сообщение голосовой почты, чтобы сообщить об этом и сообщить, когда ваш бизнес снова откроется.
  12. Обучите всех, кто может отвечать на телефонные звонки, ответьте таким же образом, включая других членов семьи, если вы ведете домашний бизнес. Проверьте, как отвечают на телефонные звонки вашей компании, позвонив и проверив, отвечают ли они на профессиональном уровне. Если они не пройдут тест, просмотрите вместе с ними этот список «как отвечать на телефонные звонки», чтобы убедиться, что все в вашей компании знают, как правильно отвечать на телефонные звонки..

См. Также:

Советы по управлению временем для входящих телефонных звонков

8 правил хорошего обслуживания клиентов

10 способов получить положительную молву о вашем бизнесе

10 недорогих способов продвижения вашего бизнеса

Оцените статью
motary.ru
Добавить комментарий